In Outlook Textbausteine nutzen

Eine sehr praktische, aber weithin unbekannte Möglichkeit ist es, in Outlook verschiedene Textbausteine anzulegen. Damit können dann beim Schreiben häufig verwendete Floskeln, Absenderdaten und sonstige häufig verwendete Sätze eingefügt werden.

Zum Anlegen eines neuen Textbausteins gehe folgerndermaßen vor:

Schreibe den Text in eine leere E-Mail, markieren den Text und klicke auf Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbausteinkatalog speichern..
Vergib nun ein kurzes Wort oder wenige Buchstaben als “Name”.

Alternativ kannst du auch den Satz markieren und Alt + F3 drücken.

Zum Einfügen eines Textbausteins klicke auf Einfügen > Schnellbausteine und wähle einen aus.

Du kannst allerdings auch die von dir definierte Bezeichnung schreiben und dann F3 drücken. Ich habe zum Beispiel “mfg” mit “Mit freundlichen Grüßen, Clemens Conrad” hinterlegt. Also schreibe ich einfach mfg und drücke F3.

Ganztägige Termine erscheinen nicht in in der Outlook-Aufgabenleiste

Falls du eine Outlook-Version bis 2007 nutzt, kann dir aufgefallen sein, dass in der neben den E-Mails einblendbaren “Aufgabenleiste” (Ansicht > Aufgabenleiste > Normal) keine ganztägigen Termine angezeigt werden. Nach recht langer erfolgloser Suche nach einer Möglichkeit dies zu ändern, bin ich auf folgenden Kommentar eines Microsoft-Mitarbeiters gestoßen:

“We intentionally decided that the To Do bar for Outlook 2007 would work the way it does, it isn’t a bug that all day events or multiple-day events don’t show up, that was the design for the feature. There is no way to change this behavior in Outlook today.” Quelle

Es ist demnach schlicht unmöglich. Toll.

Nun behelfe ich mich mit der Übersicht “Outlook Heute” (zu erreichen mit Klick auf “Persönliche Ordner”. Mit “Outlook Heute anpassen” lasse ich mir die maximal mögliche Anzahl an Tagen (7) anzeigen. Auch ist “Beim Start direkt zum Outlook Heute wechseln” aktiv, So dass ich beim Abrufen meiner E-Mails automatisch auch an meine Termine der nächsten Woche erinnert werde.

Ab Microsoft Outlook 2010 werden dann auch ganztägige Termine in der Aufgabenleiste angezeigt.

Outlook (Exchange) Postfach komprimieren

Bloßes Löschen von E-Mails bzw. das Leeren des Papierkorbes verringert nicht zwangsläufig die Dateigröße des Outlook-Kontos. Dazu muss man Outlook den Befehl zum “Komprimieren” des Postfaches geben. Bei POP3/IMAP-Postfächern geht das über

Rechte Maustaste auf das Postfach/Persönlicher Ordner in der linken Baumstruktur > Eigenschaften > Erweitert > Jetzt komprimieren

Bei einem Exchange Postfach ist dies etwas versteckter:

Rechte Maustaste auf das Postfach/Persönlicher Ordner in der linken Baumstruktur > Eigenschaften > Erweitert > Erweitert > Einstellungen Offlineordnerdatei > Jetzt komprimieren

Das Komprimieren kann leicht 10 Minuten und länger dauern, wenn das Postfach etwas größer ist. Bei mir wurde aus einer 4,7 GB großen .ost-Datei handliche 206 MB.

Standardordner beim Start von Outlook

Falls du mehr als ein E-Mail-Konto mit Outlook verwaltest, muss Outlook wissen, welcher Posteingang beim Starten des Programms angezeigt werden soll. Falls du selbst entscheiden möchtest, was standardmäßig angezeigt wird gehe zu

Extras > Optionen > Weitere > Erweiterte Optionen > Ordner bei Programmstart

und wähle das gewünschte aus.

Suche in Outlook funktioniert nicht richtig

Falls du auch das Problem haben solltest, dass bei der integrierten Suche von Outlook häufig Emails nicht gefunden werden, obwohl sie existieren, probiere folgendes aus:

Start > Indizierungsoptionen (eingeben) > Ändern > alle Haken entfernen > OK > Erweitert > Problembehandlung “Neu erstellen” > OK > Ändern > Alle Haken wieder setzen > OK > OK

Jetzt musst du einige Zeit warten, bis die Indizierung abgeschlossen ist. Das kann mehrere Stunden dauern, vor allem wenn du gleichzeitig am PC arbeitest (dann wird die Indizierungsgeschwindigkeit automatisch herabgesetzt).

Palm Desktop Kalender nach Outlook kopieren

Der insbesondere um die Jahrtausendwende sehr populäre Handheld “Palm” wurde mit dem komfortablen Programm “Palm Desktop” ausgeliefert. Dieses synchronisierte u.a. die Termine zwischen PC und Handheld. Palm ist allerdings zu spät auf den Zug der Smartphones (Handheld mit integriertem Telefon) aufgesprungen, so dass die Geräte heute nur noch eine sehr untergeordnete Rolle spielen.

Der Palm Desktop bietet leider keine Möglichkeit, die Kalendereinträge in ein universelles Format (wie z.B. csv) zu exportieren. Dieses könnte in praktisch jedes andere Kalenderprogramm importiert werden (so auch in Outlook).

Es gibt viele kostenpflichtige Programme, die diese Schwäche kompensieren. Allerdings auch eine kostenlose Internetseite, die das gleiche erledigt!

http://www.palm2csv.com

Zuerst gehst du im Palm Desktop auf Datei > Exportieren > *.dba

Anschließend lädst du die Datei auf der Internetseite hoch. Falls du Outlook oder den Google bzw. Yahoo Kalender einsetzt, kannst du direkt die richtigen Voreinstellungen auswählen.

Das Ausgabeformat ist CSV. Als Zeitzone wählst du “Europe/Berlin”, das Datenformat ist “dd/mm/yyy (European)” und das Zeitformat ist “24:00:00 (24 hr)”.

In Outlook kannst du die CSV-Datei über Datei > Importieren/Exportieren > Aus anderen Programmen oder Dateien importieren > Kommagetrennte Werte (Windows) importieren. Dazu wähle die CSV-Datei aus. Im folgenden Fenster klickst du auf das Kästchen und ziehst die Beschriftungen von links nach rechts. Z.B. Subject auf Betreff, Start Date auf Beginnt am, Start Time auf Beginnt um usw.

Bei mir hatte er teilweise Dauertermine als Einzeltermine für die nächsten 30 Jahre eingefügt. Um die überflüssigen Termine zeitsparend zu löschen, gehe zu Ansicht > Aktuelle Ansicht > Alle Termine. Dort kannst du den ersten überflüssigen Termin anklicken, die Shift-Taste gedrückt halten und den letzten überflüssigen ebenfalls anklicken. Dann löschen und fertig!

Microsoft Office Outlook kann nicht gestartet werden. Das Outlook-Fenster kann nicht geöffnet werden.

Microsoft Office Outlook kann nicht gestartet werden. Das Outlook-Fenster kann nicht geöffnet werden.

Nachdem der abgesicherte Modus (beim Start von Outlook die STRG-Taste gedrückt halten) keinen Erfolg brachte hat folgendes geholfen: outlook.exe /resetnavpane  Damit setzt Outlok seine Navigationleiste am linken Rand wieder auf die Ursprungsansicht zurück und startete anschließend bei mir ohne Probleme.